Documentation de projets – Formation Dybee

Introduction

Le succès d’un projet d’optimisation énergétique dépend grandement de deux facteurs :

• La collaboration entre les différents acteurs
• La pérennité des mesures mises en place

La philosophie du commisioning continu est d’amener un bâtiment proche de son fonctionnement optimum et le maintenir à cet état pour le reste de sa vie. Celle-ci étant de plusieurs décennies, il ne suffit pas d’optimiser un site aujourd’hui et d’espérer qu’il conserve ce niveau de performance, il faut rester vigilant !

Au cours de la vie d’un bâtiment, il est fort probable qu’une multitude de personnes travaillent sur le projet. Beaucoup d’énergie est souvent perdue lors du changement d’un des membres de l’équipe responsables du site, car les projets sont peu renseignés et le savoir part avec la personne. Assurer une bonne documentation de projets est donc primordial afin de centraliser toutes les informations, faciliter le suivi du projet, conserver l’historique des actions et réflexions menées, faciliter la communication entre les différents acteurs et la transmission de connaissances.

Dybee offre plusieurs espaces qui vous permettent de répondre à tous ces besoins. Voici les outils à votre disposition :

• Le Journal de bord
• Le module tâche
• Les espaces documents, commentaires et notes pour chaque entité
• La page commentaires
• Le guide d’implémentation

Les outils de documentation de projets

Le journal de bord

Cet outils se veut polyvalent. Avec sa structure flexible, il devrait être le recueil des connaissances de l’ensemble de votre équipe. Que ce soit sur les choix de modélisation, les résultats d’analyses passés, les spécificités fonctionnelles de votre site, les normes à respectées, les lois de commandes mise en place etc.
Cet outil permet de structurer texte et image en section et sous-section.

En centralisant toutes ces informations, vous sauvez du temps aux personnes qui travaillent sur le projet en leur facilitant la recherche d’une information précise. Et vous constituez une base de données robuste pour la transmission des connaissances dans le temps et entre les membres de l’équipe.

Le module de tâche

Le module de tâche permet un suivi spécifiquement des mesures d’optimisation proposées. Grâce à cet outil, vous permettez à l’ensemble des acteurs impliqués dans la mise en place d’une mesure d’optimisation (analyste, responsable technique, maintenancier, etc.) de suivre l’avancement de celle-ci et de communiquer sur les problèmes ou difficultés rencontrés. L’historique des mesures proposées et appliquées est conservé dans Dybee afin de permettre en tout temps de revenir sur les raisons de la mise en place ou non d’une mesure passée. Si vous souhaitez avoir plus d’information sur l’utilisation pratique de cet outil, consultez la formation sur le module Tâche.

Les espaces propres aux entités

Pour chaque entité vous avez deux espaces disponibles pour aider au suivi et à la gestion des connaissances :

• Notes et tags
• Fichiers

Notes et tags regroupent d’une part les tâches liées à l’entité (créées dans le modules Tâche) et d’autre part les commentaires qui leur sont attribués dans le module «Commentaire» décrit plus haut. Vous pouvez ensuite ajouter des commentaires propres à cette entité et même créer de nouvelles catégories pour y renseigner des méta-datas qui vous semblent pertinentes (données textuelles telles que des réparations, des bris, des modèles d’équipements, etc.) . Cet outils se veut flexible pour vous offrir tout l’espace ainsi que la structure nécessaire pour regrouper et organiser les informations qui se rapportent à une entité.

Fichier est un onglet qui vous permet de regrouper toute sorte de pièces jointes relatives à votre entité. Il peut s’agir de documents techniques, de plans, d’images etc. En centralisant dans cet espace l’ensemble des informations liées à cette entité, vous facilitez le travail à venir pour toute personne qui devra l’analyser.

La page commentaire

Cette page a pour but de faciliter la communication entre les différents acteurs du bâtiment (utilisateur, gestionnaire, analyste, maintenancier). Chacun peut créer un commentaire, ou une note afin d’informer le reste de l’équipe. Les commentaires peuvent être liés à une entité du site et peuvent être attribués à un type :

• Signet
• Plainte
• Défectuosité
• Étalonage
• Information

Cet outil collaboratif vous permet de créer, supprimer ou modifier un commentaire en tout temps, que vous en soyez l’auteur ou non.

Le guide d’implémentation

Le guide d’implémentation est un outil macro qui vous aide à suivre l’avancement de la création du jumeau numérique de votre bâtiment. Vous avez ainsi un aperçu rapide de l’état de la modélisation de votre site. Cet outil est coopératif et commun à tous les membres du projet. Un espace commentaire vous permet de laisser des notes sur les choses qui ont été faites et qui restent à faire. Vous pouvez également joindre des fichiers pour mieux documenter l’état d’avancement de chaque section.

Conclusion

La documentation précise d’un projet et de son avancement sont des facteurs réellement importants pour la réussite d’un projet dans le temps et l’efficacité de travail de tous les acteurs impliqués. L’équipe de BGI a mis à votre disposition tous ces outils pour vous accompagner et vous encourage vivement à les utiliser pour performer au mieux dans vos projets.